こだわりEXCEL（エクセル）テンプレート

収集したマイナンバーを保管する台帳です。
一枚につき従業員８名分の本人と扶養親族等のマイナンバーを記録できます。



従業員数が多くない中小企業や、個人事業主を想定して作成しています。
マイナンバーの管理にお金をかけられないとしても、保管に必要な要件をエクセルだけで満たすことができます。



記録できる内容は

・社員番号
・部課
・役職
・本人区分
・氏名
・個人番号
・個人番号の収集日
・個人番号確認の記録
・身分確認の記録
・個人番号の破棄日

個人番号の保管に必要な情報をこのエクセルシート一枚で保管・管理ができます。

もちろん、入力欄を追加して記録する情報を拡充することもできます。
ただし、欄の削除は可能ですが保管の要件を満たさなく場合があるためお勧めしません。



入力した番号に誤りがある場合、入力を受け付けないため、マイナンバーの入力ミスを防ぐことができます。


マイナンバーは１２桁目が、１１桁までの数字から算定された特定の数字となることを利用し、
番号の桁数や、記載された数字に誤りがあると入力できないように制限をかけています。





他にも、マイナンバー収集の際の、番号・身分確認の記録もできます。
確認をしていない場合や、記録漏れがあると当該欄が赤くなりますので、適切に入力をしてください。

また、マイナンバーの保管要件を満たさなくなった場合、対象者のマイナンバーは速やかに破棄する必要があります。

この場合、破棄した日を記録して保管を続ける義務がありますので、対象者を削除するのではなく、破棄日を記録するようにしてください。

破棄日を記録した状態にもかかわらず、マイナンバーが記載されている場合、マイナンバー欄が赤くなりますので、マイナンバーを削除してください。


※マイナンバー保管の要件については、作成時の法令に基づいて作成していますので、使用する際は必ずそのときの要件を確認して下さい。ダウンロードはこちらから

社内の従業員からマイナンバー（特定個人情報）を収集するための提出用紙です。

収集してそのまま保管するだけで、マイナンバーの管理が出来るようになっています。



マイナンバーの収集に必要な情報がこの一枚ですべて収集できるようになっています。

また、記入例も収録していますので、こちらとセットで従業員へお渡し頂ければ、記入間違い・記入漏れも防ぐことができるかと思います。



記入例内の赤字の部分を記載してもらい、番号確認と身分確認のできるものの写しを貼付してもらいます。

番号確認ができるのものとしては

・通知カード
・個人番号カード
・住民票（個人番号の記載がされているもの）

身分確認は公的機関の発行した写真付きの身分証明証が必要となります。
写真付きの身分証明証がない場合は、写真の無い証明証（保険証・年金手帳など）を２枚貼付してもらう必要があります。スペースが足りない場合は裏面に貼付してもらうなど、ルールを事前に決めておいてください。

また、青字の部分は会社側で事前に記載をしてください。（提出先・提出期限）


マイナンバーの収集には、事前の通知を必ず行わなければならないため、通知書もセットでご用意してあります。



通知書と提出用紙は必ずセットで従業員へお渡しください。

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社内の従業員のマイナンバーを収集する際に、事前に提示する通知書です。



マイナンバーの収集を行う際には、事前に相手に利用内容の通知をする義務があります。

こちらの通知書では、利用内容を網羅していますので、そのままお使いいただけます。

また、従業員へのマイナンバーに関する注意事項や、提出期限等も併せて記載できますので、
これ一枚で事前通知に関してすべてカバーできます。

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個人への支払者に対して、マイナンバーを収集するための提出用紙です。

事業者が個人へ支払いをした場合、支払調書等の作成のために、相手のマイナンバーが必要となります。

相手のマイナンバーを収集するためには通知を行うことが必要となるため、その要件を満たした収集用の提出用紙をご用意いたしました。



書類の上部が通知書、下部が収集用紙となっています。

こちらから郵送等で相手に渡し、その用紙に必要事項を記載してもらうことで「通知」と「番号・身分の確認」を行うことができます。

こちらの用紙と返信用封筒を同封し、個人の支払者へお送りください。

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マイナンバー業務に必要な取扱い記録簿です。



マイナンバーを収集・利用・廃棄した際にはその都度取り扱い内容を記録することが求められています。

そのため記録すべき事項をしっかりと押さえた記録簿をご用意いたしました。



形式は５行ごとのものと２０行のものを用意いたしました。

事業者で記録すべき内容に合わせてご利用ください。ダウンロードはこちらから