2015年12月01日

マイナンバー(特定個人情報)記録保管台帳【入力ミス防止機能付き】

収集したマイナンバーを保管する台帳です。
一枚につき従業員8名分の本人と扶養親族等のマイナンバーを記録できます。

新しいビットマップ イメージ.bmp

従業員数が多くない中小企業や、個人事業主を想定して作成しています。
マイナンバーの管理にお金をかけられないとしても、保管に必要な要件をエクセルだけで満たすことができます。

新しいビットマップ イメージ - コピー.bmp

記録できる内容は

・社員番号
・部課
・役職
・本人区分
・氏名
・個人番号
・個人番号の収集日
・個人番号確認の記録
・身分確認の記録
・個人番号の破棄日

個人番号の保管に必要な情報をこのエクセルシート一枚で保管・管理ができます。

もちろん、入力欄を追加して記録する情報を拡充することもできます。
ただし、欄の削除は可能ですが保管の要件を満たさなく場合があるためお勧めしません。

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入力した番号に誤りがある場合、入力を受け付けないため、マイナンバーの入力ミスを防ぐことができます。


マイナンバーは12桁目が、11桁までの数字から算定された特定の数字となることを利用し、
番号の桁数や、記載された数字に誤りがあると入力できないように制限をかけています。



新しいビットマップ イメージ - コピー - コピー.bmp

他にも、マイナンバー収集の際の、番号・身分確認の記録もできます。
確認をしていない場合や、記録漏れがあると当該欄が赤くなりますので、適切に入力をしてください。

また、マイナンバーの保管要件を満たさなくなった場合、対象者のマイナンバーは速やかに破棄する必要があります。

この場合、破棄した日を記録して保管を続ける義務がありますので、対象者を削除するのではなく、破棄日を記録するようにしてください。

破棄日を記録した状態にもかかわらず、マイナンバーが記載されている場合、マイナンバー欄が赤くなりますので、マイナンバーを削除してください。


※マイナンバー保管の要件については、作成時の法令に基づいて作成していますので、使用する際は必ずそのときの要件を確認して下さい。




マイナンバー台帳.zip
Microsoft Excel 2016








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posted by mr_ryo at 22:40 | Comment(0) | マイナンバー | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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